【一番伝わる説明の順番】
こんにちは。kokiです。
今回は【一番伝わる説明の順番】をテーマに記事を書いていこうと思います。
では、早速本題に入ります。
■説明の順番（結論）
今回は、結論から伝えたいと思います。
以下の順番です。（以下フレームワークと表現します。）
■フレームワーク
・前提を揃える（前提知識共有、目的の確認）
・結論、主張、本質
・根拠、理由、事実
・補足情報
・結論、相手に促したいアクション
これだけでは、伝わらないと思うので
次の項目で具体例を用いてさらに詳しく解説します！
■説明の順番（具体例）
早速具体例を用いて説明していきます。
- 前提を揃える（前提知識共有、目的の確認）
例：
私の〇〇という強みが表れた経験を説明します。
前提として抑えていただきたいことがあるので、今からその説明をします。
私は飲食店でアルバイトをしていました。
従業員数は〇〇名で、私の役職は〇〇です。
自店舗では、〇〇という課題があって、
その課題が理由で〇〇という問題が発生していました。
■ポイント
・『私の〇〇という強みが表れた経験を説明します。』
→自分の能力を伝えるという目的を共有できています。
・『前提として抑えていただきたいことがあるので、
今からその説明をします。』
→この枕詞が『話を聞く側』を集中させる効果があります。
・その他は『前提の確認』です。
→話の内容をイメージしやすくする効果があります。 - 結論、主張、本質
例：自店舗で発生していた〇〇という課題に対して
〇〇という策を立てて解決しました。
■ポイント
解決策をこの段階で説明します。
解決策を説明した後は、
『数ある選択肢の中でなぜその策を実行したの？』という疑問が
聞く側の脳内で浮かびます。
この疑問に答えるのが次のパートです。 - 根拠、理由、事実
例：では、この解決策を実行した経緯を説明します。
まず、先ほど説明した課題の原因分析をしました。
その結果、〇〇という致命的な原因を見つけました。
その致命的な原因を解消できれば、自店舗の課題を解決できると考え、
以下３つの策を案として出しました。
１つ目は。。。
２つ目は。。。
３つ目は。。。です。
続いて、その中でどれを実行するのが望ましいかを考えました。
その際、実現可能性を軸に考えました。
実現可能性の構成要因は、
・時間
・資金
この２点です。
その結果、１つ目の解決策がいいと考え、実行しました。
■ポイント
２番で説明した結論に対して、確固とした根拠を説明しています。
さらに解説すると、
・『まず、先ほど説明した課題の原因分析をしました。
その結果、〇〇という致命的な原因を見つけました。』
→闇雲に策を実行するのではなく、どう対策すればいいのかをしっかり吟味しているため、この人は『考えて行動している』という印象を植え付けることができます。
・『以下３つの策を案として出しました。』
→１つの策のみを提示した場合、
『他にもあったんじゃない？』と言われてしまいます。
そこで、３つほど選択肢を設けることでこの質問を
防止することができます。
※それでも、『他にあったんじゃないの？』と言われることはあります。
・『続いて、その中でどれを実行するのが望ましいかを考えました。
その際、実現可能性を軸に考えました。』
→どう選択肢を絞り込んだのかは非常に重要です。
そこで必要になるのが評価軸です。
選択肢に応じて柔軟に評価軸を設けてください。
・根拠を説明する際にも、使いやすいフレームワークがあります。
こちらの記事内のフレームワークの３、４、５番を参照してください。
- 補足情報
この項目は基本的には必要ありません。
補足情報がある場合のみ、追加してください。
例：この経験で難しいと感じたこと
反省点etc... -
結論、相手に促したいアクション
例：自分たちで立てた解決策を実行した結果、
・クレーム数が〇〇％減少し・売上も〇〇％UPしました。
この経験では、説明の冒頭でお伝えした通り、『私の〇〇という強み』が活かされました。
この強みは御社でも活かせると考えております。※どう活かせるかの説明方法に関しては今回は触れません。
■ポイント・『クレーム数が〇〇％減少し、売上も〇〇％UPしました。』
→定量的なデータを説明できると素晴らしいです。
仮に、「売上がUPしました。」だけの場合「どれくらいUPしたの？」と聞かれてしまいます。
それを防ぐためにも初めから定量的なデータを提示しましょう！
・『この経験では、説明の冒頭でお伝えした通り、【私の〇〇という強み】が活かされました。この強みは御社でも活かせると考えております。』
→『自分の強みの認識＝相手に促したいアクション』を伝えることで相手がその通り評価してくれる可能性が高まります。
■このフレームワークを使うとどうなるのか？
面接通過率が飛躍的に向上します！
私は、このフレームワークを定着させた結果、
『インターン倍率５０倍』の
とあるコンサル会社のインターンに参加できました！
※人事の方から聞いた数値です！
そして、そのインターンでの発表にも成功し
『早期選考』に呼ばれました！
是非皆さんも活用してみてください。
■まとめ
いかがだったでしょうか。
今回は【一番伝わる説明の順番】について解説しました。
本当に素晴らしいフレームワークだと思います。
ちなみに、このフレームワークはこの本を読んで自分なりに加工したものです！
興味のある方は是非、ご一読ください！
